شرایط ثبت در سامانه به شرح زیر است:

– ثبت
کامل مشخصات خبرنگار(رابط خبری) و عکاسان به‌ همراه عکس پرسنلی اسکن شده و
تصویر معرفی نامه به امضاء مدیر مسوول و مهر رسانه در سایت جشنواره الزامی
است.

– رابط خبری رسانه می‌تواند اطلاعات خود و سایر افرادی را که در معرفی نامه ذکر شده است، ثبت کند.

– هر رسانه می‌تواند، یک رابط خبری و ۲ عکاس خود را در سایت ثبت نام کند.

-رسانه های شنیداری و دیداری نیز می توانند اسامی تیم رسانه ای خود را با تصویر معرفی نامه از مدیر شبکه در سایت ثبت نام کنند.

– رسانه‌ها،
خبرنگاران و عکاسانی که فعالیت مستمر در حوزه موسیقی داشته‌اند، در
اولویت‌ ثبت نام و پذیرش از سوی ستاد سی و هشتمین جشنواره موسیقی فجر
خواهند بود.

-شرایط حضور در سی و هشتمین جشنواره موسیقی فجر تابع قوانین ستاد ملی کرونا در زمان برگزاری جشنواره است.